Sử dụng thành thạo các hàm cơ bản trong Excel luôn là một trong những yêu cầu và điểm cộng lớn trong công việc cũng như học tập.
Các hàm trong Excel giúp cho việc tính toán, xử lý dữ liệu của người dùng chính xác, nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Do đó, để có thể sử dụng tốt công cụ hữu ích này, hãy cùng Eng Breaking tìm hiểu qua hơn 30 các hàm cơ bản trong Excel với đa dạng chức năng, vai trò.
Cùng tìm hiểu kỹ về các hàm này qua cú pháp và cách sử dụng chúng cũng như các ví dụ minh họa cụ thể từng hàm!
Hàm excel là gì?
Hàm Excel là các công thức được sử dụng để tính toán dữ liệu trong bảng tính Excel.
Các hàm cơ bản trong Excel có thể được sử dụng để thực hiện các phép tính cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia,… hoặc các hàm nâng cao hơn thì thực hiện các phép tính phức tạp hơn như thống kê, tài chính,…
Một hàm trong Excel có thể chứa một hoặc nhiều đối số. Đối số là các giá trị hoặc tham chiếu đến các ô trong bảng tính được sử dụng để tính toán kết quả của hàm.
Để sử dụng một hàm Excel, bạn cần nhập tên hàm vào ô và sau đó cung cấp các đối số cho hàm.
Excel có rất nhiều hàm khác nhau, mỗi hàm có một chức năng cụ thể.
Tất cả các hàm trong excel đều là các công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng để tự động hóa các phép tính trong bảng tính.
Bằng cách sử dụng các hàm Excel, bạn có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác của công việc của mình.
Một số lưu ý cần nhớ khi sử dụng các hàm excel
Công thức của tất cả các hàm trong excel của bảng tính đều bắt đầu từ ký hiệu dấu bằng (=).
Sau ký hiệu “=”, bạn sẽ nhập một ô hoặc hàm công thức. Hàm được nhập sẽ cho bảng tính biết loại công thức.
Nếu bạn thực hiện một hàm toán học, công thức toán học sẽ được bao quanh trong ngoặc đơn .
Sử dụng dấu hai chấm “:” cho phép bạn lấy một phạm vi ô cho công thức. Ví dụ: B5:B10 là các ô từ B5 đến B10.
Các công thức trong Excel được tạo bằng cách sử dụng tham chiếu ô tương đối theo mặc định và khi bạn thêm ký hiệu “$” ở trước cột hoặc hàng, giá trị đó sẽ trở thành tham chiếu ô tuyệt đối .
Công thức đúng thì hàm sẽ trả về kết quả. Trong khi đó, công thức sai thì kết quả xuất hiện báo lỗi như: #N/A, #REF!, #NAME?,….
1. Hàm đếm cơ bản: COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS
Hàm COUNT
Bắt đầu với một trong các hàm cơ bản trong excel mà chúng ta đều nghe qua khi tìm hiểu về công cụ này.
Với những bảng tính chứa cơ sở dữ liệu khổng lồ, để biết số ô trong 1 vùng hay toàn bảng chứa các chữ số, bạn có thể dùng ham COUNT của excel thay vì đếm thủ công từng ô.
Hàm COUNT sau khi được nhập sẽ trả về kết quả số lượng các giá trị là số.
Số ở đây có thể là số âm, ngày giờ, tỷ lệ phần trăm hay phân số,… Tuy nhiên các ô trống hay ô chưa giá trị văn bản sẽ bị hàm bỏ qua.
Cú pháp: =COUNT (value1, [value2], …)
Ví dụ, bạn cần đếm từ ô C1 đến C15, hãy gõ =COUNT(C1:C15).
Các đối số của hàm COUNT
- value1: giá trị bắt buộc. Đây có thể là mục đầu tiên hay tham chiếu ô hoặc phạm vi đếm số bạn muốn.
- value2, …: tùy chọn. Giá trị này lên đến 255 mục bổ sung, hay tham chiếu ô hoặc phạm vi đếm số của bạn
Nên lưu ý khi áp dụng hàm, các đối số có thể tham chiếu đến hoặc chứa nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng phải là số mới thỏa mãn.
Tham khảo những giá trị được tính bởi hàm COUNT sau đây:
- Số, ngày tháng, đại diện văn bản của số (một số được cho trong dấu ngoặc kép)
- Giá trị logic, biểu diễn văn bản của số mà bạn nhập trực tiếp vào danh sách các đối số
- Khi đối số là mảng hoặc tham chiếu, chỉ số trong mảng, tham chiếu đó mới được hàm Count tính
Hàm COUNTA
Hàm COUNTA được sử dụng để đếm số ô không trống trong phạm vi được chọn, ô đó có thể chứa bất kỳ nội dung gì từ chữ cái, chữ số hay biểu tượng.
Cú pháp: =COUNTA(phạm vi bảng tính muốn đếm)
Lưu ý khi sử dụng:
- Hàm COUNTA không đếm các ô trống trong phạm vi tính
- Hàm COUNTA đếm các ô có giá tri, gồm: văn bản, số, lỗi, logic, văn bản trống (“”)
- Hàm COUNTA sẽ trả về số lượng giá trị trong các đối số đã cung cấp
- Hàm COUNTA nhận đối số với dạng value1, value2, value3,… Các đối số này có thể là giá trị được hardcore riêng lẻ hay tham chiếu ô hoặc các phạm vi với tổng số lên tới 255 đối số
Hàm COUNTIF, Hàm COUNTIFS
Khi muốn đếm số ô trong một phạm vi thỏa mãn tiêu chí bạn đề ra, hãy sử dụng hàm COUNTIF hay COUNTIFS của excel.
Hàm COUNTIF là 1 hàm tích hợp được phân loại vào hàm thống kê, với tính năng như một hàm trang tính (WS) trong Excel và có thể được nhập như 1 phần của công thức ở 1 ô cụ thể của trang tính.
Hàm COUNTIFS cũng tương tự như trên, tuy nhiên, sẽ được áp dụng khi bạn muốn đếm các ô số với nhiều tiêu chí khác nhau.
Hàm COUNTIF và COUNTIFS sẽ trả về kết quả một giá trị số.
Cú pháp cho
hàm COUNTIF: =COUNTIF(range, criteria)
hàm COUNTIFS: =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…)
Tham số hoặc đối số
- range: vùng hay phạm vi các ô bạn muốn đếm theo tiêu chí của mình
- criteria: tiêu chí bạn đưa ra để sử dụng trong việc xác định ô nào cần đếm
Ngoài xác định phạm vi, người dùng cũng có thể chọn một Named Range (một tập hợp các ô hoặc dải ô trong một trang tính) cho hàm COUNTIF.
Khi sử dụng hàm COUNTIF với tiêu chí được nhập vào công thức là một chuỗi dài hơn 255 ký tự, hàm sẽ trả về kết quả lỗi.
Trong trường hợp này, bạn có thể dùng hàm CONCATENATE để khớp chuỗi ký tự kia, tránh nhập toàn bộ hàm bằng cách sử dụng dấu và (&), ví dụ như sau:
=COUNTIF(B3:B23,”long string”&”another long string”)
Cần lưu ý hàm COUNTIF sẽ không phân biệt chuỗi chữ hoa và chữ thường.
Khi bạn nhập tiêu chí là một chuỗi chữ thường hay 1 chuỗi chữ hoa thì đều khớp với các ô giống nhau trong bảng và đưa ra cùng 1 giá trị.
2. Hàm tính tổng: SUM, SUMIF, SUMIFS
Hàm SUM
Hàm SUM là một trong các hàm thông dụng trong excel, được sử dụng để tính tổng giá trị số của phạm vi ô được chọn.
Công thức SUM sẽ tự động cập nhật thêm dữ liệu và tính toán lại khi người dùng chèn thêm hoặc xóa đi một giá trị hay khi thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có.
Khi tính toán, hàm SUM cũng bỏ qua các ô trống hay giá trị văn bản trong vùng. Kết quả cuối được đưa ra sẽ là số và tổng các giá trị cung cấp thỏa mãn
Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)
Hàm SUM chấp nhận các đối số như sau:
- Number1: giá trị số được thêm vào đầu tiên, bắt buộc
- Number2, number3,…: giá trị số tiếp sau được thêm vào và chỉ là tùy chọn, tối đã 255 đối số
Các quy tắc cần lưu ý khi sử dụng hàm SUM:
- Các đối số thỏa mãn là số, tham chiếu ô, mảng, hằng số, phạm vi hay kết quả của các hàm, công thức khác
- Phạm vi ô được nhập vào hàm phải khớp với kích thước của nguồn.
Hàm SUMIF, SUMIFS
Khi tính tổng của 1 bảng dữ liệu, bạn có thể sẽ cần tính tổng của các số thỏa mãn những điều kiện nhất định và hàm SUMIF hay SUMIFS sẽ được sử dụng trong trường hợp này.
Hàm SUMIF sẽ tự lọc và tổng hợp lại để tính tổng các ô có dữ liệu đáp ứng tiêu chí được đưa ra.
Các tiêu chí có thể dựa trên số, ngày hay văn bản, hàm SUMIF cũng sẽ hỗ trợ các phép toán logic như (<,>,<>,=) hay các ký tự đại diện (?,*)
Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Các đối số trong hàm SUMIF:
- range: là đối số bắt buộc, là phạm vi ô bạn xác định để áp dụng điều kiện tính
- criteria: đối số bắt buộc, là tiêu chí cụ thể được dùng để xác định ô nào cần được thêm vào phép tính. Đối số criteria có thể là giá trị số, chuỗi văn bản hay một biểu thức
- sum_range: là 1 đối số tùy chọn, là một mảng các giá trị số (hoặc các ô chứa giá trị số) được xác định và được cộng lại với nhau khi mục nhập vùng tương ứng thỏa mãn các tiêu chí đưa ra.
Nếu bỏ qua đối số [sum_range], tất cả các giá trị từ đối số phạm vi đều sẽ được tính tổng.
Hàm SUMIFS cũng sẽ tương tự như hàm SUMIF, tuy nhiên, bạn sẽ có thể tính tổng các ô thỏa mãn nhiều điều kiện bạn đưa ra hơn.
Cần lưu ý nhỏ để không bị lỗi khi dùng hàm SUMIFS chính là đối số đầu tiên sẽ là phạm vi bảng tính bạn chọn
3. Hàm MIN, MAX, AVERAGE
Hàm MIN/ MAX
Hàm MIN/ MAX là hai hàm tương tự nhau, đều là các hàm cơ bản trong excel, lần lượt sẽ đưa ra giá trị nhỏ nhất, lớn nhất của các đối số hay vùng dữ liệu bạn chọn
Cú Pháp
Hàm Min: =MIN(number 1, number 2, …)
Hàm Max: =MAX(number1, number2, …)
Number 1, number 2,…. là các đối số hoặc vùng dữ liệu.
- Number 1: bắt buộc
- Number 2: tùy chọn, tối đa 255 đối số
Nếu đối số bạn chọn là một tham chiếu hay mảng, thì giá trị logic (true hoặc false), ô trống hay giá trị văn bản đều sẽ bị bỏ qua khi Excel tính toán giá trị tối thiểu/ tối đa
Nếu phạm vi được chọn không chứa bất kỳ giá trị số nào, 2 hàm này sẽ đưa ra kết quả của công thức bằng 0.
Hàm AVERAGE
Để tính trung bình cộng, hàm AVERAGE chính là hàm cơ bản thông dụng được dùng trong Excel khi tính 1 dãy số hay phạm vi được chọn trong bảng tính.
Cú Pháp: =AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
- Number1: bắt buộc
- Number2, Number3,…: tùy chọn.
Hàm AVERAGE hỗ trợ tối đa 256 đối số, các đối số này có thể là số, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số.
Cần lưu ý, đối số là tham chiếu ô hay phạm vi chứa giá trị logic, ô rỗng hay văn bản thì sẽ bị bỏ qua, tuy nhiên các giá trị 0 vẫn sẽ bao gồm trong hàm tính.
4. Hàm logic: IF, AND, OR
Hàm IF
Trong các hàm excel cơ bản, hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất, được gọi là “hàm điều kiện” do hàm này sẽ trả về 1 giá trị dựa trên điều kiện mà bạn đưa ra khi áp dụng hàm.
Cú pháp: =IF(Logic_test, value_if_true, value_if_false)
Các đối số trong hàm IF:
- Logic_test: là biểu thức hay giá trị logic, sẽ nhận 2 giá trị TRUE hoặc FALSE khi dùng hàm
- Value_if_true: giá trị của hàm khi biểu thức logic của hàm nhận giá trị TRUE.
- Value_if_false: giá trị của hàm khi biểu thức logic nhận giá trị FALSE.
Khi nhập hàm IF, công thức sẽ kiểm tra các điều kiện bạn đưa ra và biểu diễn trong đối số logical_test.
Hàm IF sẽ trả về kết quả một giá trị (value_if_true) khi điều kiện được thỏa mãn và nếu không được đáp ứng, một giá trị khác (value_if_false) sẽ được trả về.
Kết quả từ IF đưa ra có thể là một giá trị, tham chiếu ô hay thậm chí là một công thức khác.
Hơn thế, hàm IF còn có thể được “lồng vào nhau”, khi đó, ít nhất 1 hàm IF sẽ được lồng bên trong 1 hàm IF khác, từ đó giúp kiểm tra nhiều điều kiện hơn.
Excel cho phép lồng đến 64 hàm IF, tuy nhiên cần lưu ý để đảm bảo tính logic và có thể đưa ra kết quả chính xác.
Hàm AND
Hàm AND là một hàm logic của excel, hàm sẽ trả về TRUE nếu tất cả các tham đối của hàm thỏa mãn điều kiện, trả về FALSE nếu một hoặc nhiều tham đối không đáp ứng điều kiện đưa ra.
Hàm AND thường được dùng để mở rộng tính hữu dụng của các hàm logic khác như IF,..
Cú pháp: =AND(logical1; [logical2]; …)
Cú pháp của hàm AND có các tham đối sau đây:
- Logical1: Bắt buộc, là điều kiện đầu tiên bạn muốn kiểm nghiệm và đánh giá TRUE hoặc FALSE
- Logical2,…: Tùy chọn, là những điều kiện khác mà bạn muốn đồng thời kiểm nghiệm
Chú ý:
- Khi nhập hàm, các đối số cần định trị về giá trị logic, hoặc là các mảng, tham chiếu có chưa giá trị logic (TRUE, FALSE,…)
- Hàm sẽ bỏ qua các giá trị của đối số mảng hay tham chiếu chưa ô trống hoặc văn bản
- Khi dải ô được chọn không chứa giá trị logic, hàm AND sẽ đưa về kết quả là #VALUE! .
Hàm OR
Hàm OR trong excel là hàm trả về giá trị TRUE khi có bất kỳ điều kiện nào được đáp ứng và nếu tất cả các điều kiện đều không thỏa mãn, hàm sẽ trả về giá trị FALSE
Hàm OR cũng có thể được dùng làm phép thử logic bên trong các hàm IF để tránh các IF lồng nhau, ngoài ra cũng được kết hợp với hàm AND.
Cú pháp: =OR(logical1, [logical2], …)
Trong đó:
- Logical1 là điều kiện đầu tiên hay giá trị logic được dùng để đánh giá.
- Logical2,… là tùy chọn và là điều kiện thứ 2 hoặc giá trị logic tiếp theo được dùng để hàm đánh giá
- Hàm có thể kiểm tra lên đến 255 điều kiện (logical) được người dùng cung cấp ở dạng đối số
- Mỗi đối số cần là 1 biểu thức trả về TRUE/FALSE hoặc có thể là 1 giá trị đánh giá được là TRUE hoặc FALSE
- Các đối số có thể dùng là hằng số, mảng, tham chiếu ô hay biểu thức logic
Trong Excel, hàm OR sẽ đánh giá bất kỳ số nào trong vùng dữ liệu đã chọn, ngoại trừ số 0 sẽ là TRUE.
Hàm OR tổng hợp kết quả và đưa ra một giá trị duy nhất. Do đó, hàm này không thể dùng trong các việc cần cung cấp kết quả là 1 mảng.
5. Hàm DATE, YEAR, MONTH, DAY, WEEKDAY
Hàm DATE
Hàm DATE là một hàm trả về giá trị là một ngày tương ứng theo các giá trị đã nhập trong hàm hoặc gọi từ các ô khác.
Cú pháp: =DATE(year,month,day)
Hàm DATE chỉ có 3 đối số là year (năm), month (tháng) và day (ngày).
Ngoài ra, hàm DATE còn có thể giúp bạn thêm ngày vào ngày tháng hay ngày tháng năm đã nhập trong bảng dữ liệu từ trước.
Để thêm số năm, tháng và ngày mong muốn vào dữ liệu có sẵn, bạn cần áp dụng cú pháp sau:
=DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm, MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm, DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm)
Hàm YEAR, MONTH, DAY, WEEKDAY
4 hàm này tuy riêng biệt những đều là các hàm excel cơ bản dùng để tách thứ ngày tháng năm từ dữ liệu cho trước.
Cú pháp của các hàm này:
Hàm DAY: =DAY(serial_number)
- Hàm trả về kết quả là ngày trong tháng.
Hàm MONTH: =MONTH(serial_number)
- Trả về tháng của một ngày được chọn.
Hàm YEAR: =YEAR(serial_number)
- Trả về giá trị là năm của một ngày xác định.
Hàm WEEKDAY: =WEEKDAY(serial_number)
- Kết quả trả về ngày trong tuần, trả các giá trị từ 1 (chủ nhật) đến 7 (thứ 7)
serial_number: là đối số bắt buộc, là ngày tháng năm mà bạn muốn tách.
Ngày tháng nên chú ý nhập bằng cách sử dụng hàm DATE hoặc bạn có thể nhập như là kết quả của các công thức, hàm khác để trả ra được kết quả chính xác nhất
6. Hàm HOUR, MINUTE, SECOND
Các hàm dưới đây đều là các hàm cơ bản trong excel liên quan đến thời gia, cụ thể về cú pháp và kết quả trả về của các hàm như sau:
Hàm HOUR: =HOUR(serial_number)
- Kết quả sau chuyển đổi là một số giờ ở dạng số sê ri.
Hàm MINUTE: =MINUTE(serial_number)
- Kết quả sau chuyển đổi là một số phú ở dạng số sê ri.
Hàm SECOND: =SECOND(serial_number)
- Kết quả sau chuyển đổi là một số giây ở dạng số sê ri.
serial_number: dữ liệu về thời giờ bạn lựa chọn để tính
7. Hàm NOW, TIME
Hàm NOW
Hàm NOW được sử dụng để hiển thị thời gian hệ thống trên Excel.
Điểm đặc biệt của hàm là không yêu cầu cần có bất kì tham số bên trong dấu ngoặc.
Kết quả trả về cho bạn sẽ chính là thời gian hiện tại ở trên hệ thống của máy tính bạn.
Cú pháp: =NOW()
Hàm NOW không cập nhật kết quả liên tục mà sẽ được cập nhật sau khi bạn thực hiện 1 công thức hay edit 1 ô giá trị
Ví dụ hiện tại là 16 giờ 20 phút ngày 05/10/2023. Khi viết cú pháp hàm =NOW() cho ô A2 sẽ trả về giá trị là giờ phút ngày tháng năm ở thời điểm hiện tại
Hàm TIME
Hàm TIME trong excel có vai trò trả về số thập phân cho một giá trị thời gian cụ thể.
Bên cạnh đó, cũng có thể dùng hàm TIME để thêm số giờ, phút và giây vào thời gian đã nhập ban đầu
Cú pháp: =TIME(hour, minute, second)
Các đối số của hàm:
- Hour: Bắt buộc, thể hiện giờ
- Minute: Bắt buộc, là một số thể hiện phút
- Second: Bắt buộc, số này thể hiện giây
Khi muốn thêm giờ hay phút, giây vào thời gian đã có, bạn có thể dùng công thức:
=TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm, MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút thêm, SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây thêm).
Trong ví dụ trên, tại các ô bạn sẽ sử dụng hàm như sau:
- Ô D2: =TIME(A2,B2,C2)
- Ô B7: =TIME(HOUR(A6)+1,MINUTE(A6)+18,SECOND(A6)+30)
8. Hàm TEXT
Hàm TEXT là hàm được sử dụng để chuyển đổi dạng hiển thị của 1 số hay 1 ngày thành chuỗi kiểm tra ở định dạng bạn muốn.
Cú pháp: =TEXT(value, format_text)
- value: 1 giá trị số bạn muốn đổi sang dạng văn bản
- format_text: định dạng bạn muốn để
Một số ví dụ về cách sử dụng hàm TEXT:
- Khi bạn muốn hiển thị thứ trong tuần ở dạng chữ, hãy sử dụng =TEXT(ô chứa ngày tháng, “dddd”)
- Chuyển ngày tháng ở 1 ô sang dạng ngày truyền thống của Mỹ, bạn có thể dùng =TEXT(ô chứa thông tin,”mm/dd/yyyy”)
9. Hàm tính số ngày làm việc: NETWORKDAYS
Để tính số ngày làm việc sau một khoảng thời gian, thay vì đếm thủ công từng ngày, bạn có thể sử dụng hàm NETWORKDAYS để tính với sự hỗ trợ của Excel.
Cú Pháp: =NETWORKDAYS(start_date,end_date,[holidays])
- start_date: ngày bắt đầu tính
- end_date: ngày cuối cùng
- holidays: ngày nghỉ, ngày lễ trong kỳ tính
Hàm NETWORKDAYS có chức năng trả về số lượng chính xác ngày làm việc, đã trừ đi những ngày nghỉ (cuối tuần, nghỉ lễ,..)
Cùng tham khảo rõ hơn qua một ví dụ ở hình sau
10. Hàm EOMONTH
Với hàm EOMONTH, bạn sẽ lấy được ngày cuối cùng của ngày tháng hiện tại bạn đang chọn tính.
Hàm sẽ trả kết quả về số sê-ri biểu thị cho ngày cuối cùng của tháng sau hay trước start_date một số tháng nhất định cho trước
Cú pháp: =EOMONTH(start_date,months)
- start_date: Bắt buộc. Ngày bắt đầu. Bạn nên nhập dữ liệu này bằng cách sử dụng hàm DATE hoặc kết quả của những công thức hay hàm khác để tránh bị lỗi
- months: Bắt buộc. Số tháng trước hoặc sau start_date. Đối số months với giá trị dương sẽ tạo ra ngày trong tương lai; giá trị âm có kết quả là ngày trong quá khứ.
- Nếu months được nhập số không phải nguyên thì sẽ bị excel tự động làm tròn
Bạn có thể dùng EOMONTH để xác định ngày đến hạn hay ngày đáo hạn rơi vào ngày cuối cùng của 1 tháng.
11. Hàm nối chuỗi văn bản: CONCATENATE
CONCATENATE là một trong các hàm cơ bản trong excel, với vai trò nối các chuỗi ký tự trong excel, giúp kết hợp các nội dung của từng ô với nhau.
Ví dụ phổ biển thường thấy là khi dùng hàm CONCATENATE để kết hợp thành Họ và tên hoàn chỉnh từ các ô tên, đệm, họ.
Ngoài ra, để tạo các khoảnh trống, dấu chấm hay dấu phẩy,… giữa chuỗi của các ô kết hợp, chỉ cần đưa thêm dấu câu hoặc để trống,… vào dấu ngoặc kép.
Cú Pháp: =CONCATENATE (text 1, text 2, …)
- text 1: bắt buộc, là chuỗi ký tự đầu tiên được chọn
- text 2: tùy chọn, tối đa có thể nhập 255 chuỗi và các chuỗi phải được phân tách bởi dấu phẩy
Hàm sẽ trả về kết quả là 1 chuỗi văn bản duy nhất được ghép từ các chuỗi bạn đã chọn.
Các chuỗi có thể là số, ô tham chiếu hay văn bản.
12. Hàm LEFT
Trong Excel, hàm LEFT được sử dụng khi người dùng muốn lấy những ký tự ở bên trái của 1 chuỗi.
Hàm LEFT sẽ trả về 1 số ký tự nhất định.
Cú pháp: =LEFT(text, [num_chars])
- Text: ô chứa chuỗi ký tự cần lấy
- Num_chars: số ký tự bạn muốn lấy
Tương tự với hàm LEFT, bạn cũng có thể dùng hàm RIGHT để lấy các ký tự từ bên phải của 1 chuỗi.
13. Hàm MID
Hàm MID được dùng khi bạn muốn lấy các ký tự bắt đầu từ 1 điểm chọn trước, công thức sẽ trả về 1 chuỗi ký tự cụ thể, tính từ trái sang.
Cú pháp: =MID(text, start_num, num_chars)
- text: ô chữ bạn chọn để lấy ký tự
- start_num: vị trí bắt đầu lấy
- num_chars: số ký tự bạn muốn lấy
14. Hàm LEN
Hãy sử dụng hàm LEN khi bạn muốn đếm chiều dài chuỗi ký tự hay còn gọi là tổng số ký tự của 1 ô, bao gồm cả chữ số, chữ cái, hay khoảng trắng.
Hàm LEN sẽ trả về độ dài chính xác của chuỗi ký tự được chọn
Cú pháp: =LEN(text)
- text: ô chứa chuỗi bạn chọn để đếm
Bên trên là ví dụ khi bạn muốn biết số ký tự trong ô A1, bạn chỉ cần nhập cú pháp =LEN(A1).
Sau đó hàm sẽ trả về con số 34 – chính là toongr các ký tự trong ô A1, kể cả số, chữ, khoảng trống, dấu câu.
15. Hàm FIND
Dùng để tìm vị trí của một chuỗi con trong chuỗi. Công thức =FIND(“chuỗi con”, ô chứa chuỗi). Trong ví dụ này ta tìm vị trí của chuỗi con “am” trong chuỗi “example text”, và nó ở vị trí thứ 3.
Hàm FIND được sử dụng trong việc tìm vị trí của một chuỗi con trong chuỗi bạn chọn.
Cú pháp: =FIND(find_text, within_text)
- find_text: chuỗi con bạn cần tìm
- within_text: ô chứa chuỗi
Dưới đây là 1 ví dụ về khi tìm vị trí chuỗi con “Th” trong chuỗi “Đỗ Thùy Chi”, nhận được kết quả là vị trí thứ 4
16. Hàm thay thế văn bản SUBSTITUTE
Hàm SUBSTITUTE là một trong các hàm cơ bản trong excel giúp bạn thay thế văn bản hiện tại trong chuỗi bằng 1 văn bản khác hoặc loại bỏ ngắt dòng trong 1 ô,…
Cú pháp: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])
- Text: chuỗi văn bản ban đầu của bạn hoặc tham chiếu đến ô muốn thay thế một số ký tự.
- Old_text: các ký tự bạn đang muốn thay thế.
- New_text: các ký tự mới bạn muốn sử dụng để thế chỗ phần văn bản cũ.
- instance_num: phần tùy chọn. Phần này sẽ xác định số lần old_text xuất hiện mà bạn cần thay bằng new_text.
Nếu bạn chọn instance_num nhất định, thì old_text sẽ được thay thế với số lần xuất hiện đó. Còn khi bạn không xác định, mỗi lần old_text xuất hiện trong văn bản đều sẽ được đổi thành new_text.
17: Hàm tra cứu: VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH, INDEX, CHOOSE
Hàm VLOOKUP
Hàm Vlookup là hàm tham chiếu cột phổ biến trong tất cả các hàm excel.
Vlookup sẽ lấy thông tin từ bảng phụ đã được cung cấp với điều kiện dò tìm ở bảng chính sau đó sẽ điền vào cột được chọn của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
Bài toán về hàm tính này thường cho ra khi người dùng cần tham chiếu cột từ một bảng phụ đã có trước.
Hàm VLOOKUP cũng là một trong các hàm excel nâng cao nên bạn cần lưu ý và luyện tập nhiều để sử dụng thành thạo.
Cùng tham khảo thêm qua ví dụ trong ảnh sau
Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Chi tiết về cú pháp:
- lookup_value: là giá trị để tham chiếu, các giá trị này có thể là một hay một chuỗi ký tự, tham chiếu hay giá trị nào đó từ trong bảng chính.
- table_array: vùng chứa dữ liệu của bảng phụ. Luôn phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối, làm điều này bằng cách quét vùng sau đó nhấn F4 để có dấu $ đằng trước
- row_index_num: giá trị cần lấy ra thuộc cột nào, thứ mấy trong bảng phụ
- range_lookup: thường giá trị này là 0, tùy theo bạn muốn tìm chính xác hay tương đối (chính xác là 0, tương đối là 1)
Hàm HLOOKUP
Hàm HLOOKUP cũng là một trong các hàm excel nâng cao được dùng để dò tìm 1 giá trị ở ngay dòng đầu tiên của 1 bảng dữ liệu.
Ngoài ra, hàm này còn được dùng để điền thông tin từ bảng dữ liệu phụ vào bảng chính.
Sau khi nhập, hàm HLOOKUP sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy được hiển thị trên hàng mà chúng ta chỉ định.
Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
Các đối số sau đây:
- Lookup_value: Bắt buộc. Đối số này là các giá trị cần tìm trong hàng thứ nhất của bảng, có thể là 1 giá trị, tham chiếu hay chuỗi văn bản.
- Table_array: Bắt buộc. Đây là bảng thông tin để tìm kiếm dữ liệu trong đó. Các giá trị trong hàng thứ nhất của table_array có thể là số, văn bản hoặc giá trị lô-gic.
- Row_index_num: Bắt buộc. Số hàng trong table_array có giá trị kết hợp sẽ được trả về.
- Range_lookup: Tùy chọn. Một giá trị lô-gic cho biết bạn có muốn HLOOKUP tìm thấy một kết quả khớp chính xác hay kết quả khớp tương đối.
Cần lưu ý thêm rằng văn bản chữ hoa và chữ thường trong khi áp dụng hàm HLOOKUP là tương đương nhau.
Hàm MATCH
Đây là hàm được dùng để đem “giá trị dò” đi dò tìm trong bảng (dãy ô nằm trên cùng 1 dòng hay 1 cột), khi timf thấy sẽ trả về kết quả là thứ tự của ô được tìm thấy trong bảng.
Nếu bảng bạn chọn để nhập là cột thì kết quả trả về sẽ là số dòng, nếu bảng là dòng thì ngược lại sẽ trả về số cột.
Cú pháp: =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
- lookup_value bắt buộc. Đây là giá trị mà bạn muốn so khớp trong mảng tìm kiếm.
- lookup_array bắt buộc. Là phạm vi của ô được tìm kiếm.
- match_type tùy chọn. Là các số -1, 0 hoặc 1. Đối số kiểu khớp chỉ rõ cách hàm so khớp giá trị tìm kiếm với các giá trị muốn tìm trong mảng tìm kiếm. Giá trị mặc định là 1.
- Đối số giá trị tra cứu có thể là một giá trị (số, văn bản hoặc giá trị lô-gic) hoặc một tham chiếu ô đến một số, văn bản hoặc giá trị lô-gic.
3 cách dò của hàm MATCH được thể hiện bởi 3 giá trị sau:
- 0: bảng không cần được sắp xếp, kết quả sẽ được hàm đưa ra nếu tìm được đúng giá trị đem dò, nếu không thì sẽ trả về #N/A.
- 1: cần sắp xếp tăng bảng được chọn. Nếu không tìm thấy đúng “giá trị dò” thì lúc này hàm sẽ trả về thứ tự của ô có giá trị lớn nhất và nhỏ hơn “giá trị dò” trong bảng.
- -1: bảng được chọn cần sắp xếp giảm. Nếu không tìm được đúng “giá trị dò” hàm sẽ trả về thứ tự của ô trong bảng với giá trị nhỏ nhất và lớn hơn “giá trị dò”.
Hàm INDEX
Hàm INDEX là hàm trả về một giá trị hay tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc phạm vi.
Cụ thể, hàm Index sẽ trả về giá trị của một thành phần cụ thể trong bảng hoặc mảng, được chọn ra bởi chỉ mục số hàng và cột.
Cú pháp: =INDEX(array, row_num, [column_num])
Hàm INDEX có các đối số sau đây:
- Mảng là phần bắt buộc, có thể là một phạm vi ô hoặc một hằng số mảng.
- row_num phần bắt buộc, trừ khi column_num có mặt. Bạn sẽ chọn hàng trong mảng mà từ đó hàm sẽ trả về một giá trị. Nếu bỏ qua row_num, column_num sẽ là bắt buộc.
- Column_num là phần tùy chọn. Bạn chọn cột trong mảng mà từ đó hàm trả về một giá trị. Tương tự bên trên, nếu bỏ column_num, row_num là bắt buộc.
Nếu cả hai row_num và column_num trong hàm đều được sử dụng, hàm INDEX sẽ trả về giá trị trong ô ở giao điểm của row_num và column_num.
row_num và column_num đều phải trỏ tới một ô cụ thể trong mảng; nếu không, hàm INDEX trả về lỗi #REF!
Nếu bạn đặt row_num hay column_num thành 0, hàm INDEX trả về một mảng giá trị cho toàn bộ cột hay hàng tương ứng.
Để dùng các giá trị được trả về ở dạng mảng, chỉ cần nhập hàm INDEX dưới dạng công thức mảng.
Hàm CHOOSE
Hàm CHOOSE là 1 hàm mang lại nhiều lợi ích khi kết hợp với các hàm trong excel.
Sử dụng hàm, bạn có thể lấy được 1 giá trị từ danh sách đã chọn bằng cách chỉ định rõ vị trí của giá trị đó.
Hàm CHOOSE sẽ từ đó trả về kết quả là giá trị từ danh sách mà bạn chọn và dựa trên vị trí bạn đã yêu cầu.
Cú pháp: =CHOOSE(index_num, value1, [value2], …)
Index_num: bắt buộc và sẽ xác định chọn đối số giá trị nào, phải là số hoặc công thức hay tham chiếu đến ô chứa số từ 1 đến 254.
Value1, value2, …: Value 1 là bắt buộc, các giá trị tiếp theo sẽ là tùy chọn.
- Các đối số giá trị từ 1 đến 254 mà từ đó CHOOSE chọn giá trị hay hành động để thực hiện dựa trên index_num.
- Các đối số có thể là số, tham chiếu ô, công thức, tên xác định, hàm hay văn bản.
Hàm CHOOSE sẽ trả về kết quả ở bất kỳ kiểu dữ liệu nào ví dụ như chuỗi, số, ngày,…
- Nếu vị trí bé hơn 1, kết quả trả về lỗi #VALUE!.
- Nếu vị trí lớn hơn số lượng giá trị xác định trong danh sách, hàm CHOOSE hiện lỗi #VALUE!.
- Nếu vị trí cần chọn là một phân số (không là 1 giá trị nguyên), giá trị này sẽ được đổi thành một số nguyên bằng việc loại bỏ thành phần phân số của nó.
Lời Kết
Các hàm cơ bản trong Excel đã được tổng hợp chi tiết trong bài viết trên về cách dùng, cú pháp hay chức năng của từng hàm.
Những bạn mới bắt đầu làm quen với Excel nên nắm rõ và bắt đầu từ những hàm excel cơ bản và file tổng hợp các hàm trong excel này để xây dựng hiểu biết ban đầu chắc chắn.
Để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích khác về Excel, hãy theo dõi Eng Breaking và đăng ký tham gia Eng Breaking để cùng “làm chủ” công cụ hữu ích này.
-
-
Hương Lý
Cách học rất tuyệt, có cả hình ảnh và bản dịch giúp thêm hứng thú học hơn. GOGA giúp mik cải thiện tiếng Anh nhiều hơn trong môn nói. Mình muốn gởi lời cảm ơn đến GOGA. Mình chỉ còn mấy lesson nữa thôi là hoàn thành rồi
-
Trang Mie
Học có dễ không ạ, m hay nản lắm
-
Phương Anh
Dễ học b ạ, có chỉ dẫn từng ngày, từng bước rồi, nội dung cũng theo chủ đề hằng ngày nữa, m cũng học đc tháng rưỡi rồi, giờ giao tiếp sương sương rồi, ít ra không bị sợ nói TA nữa
-
Linh Đàm
Lộ trình chi tiết phết và mình thấy phg pháp dạy hay lắm, học khá thích thú không bị nhàm nhàm như mấy bài giảng trên lớp đâu, lại còn dễ học nữa.
Mình bắt đầu thấy khoái khoái học kiểu này rồi đấy -
Hương Trần
Nội dung học rất hay và thực tế. qtrọng là có đầy đủ hướng dẫn chi tiết rõ ràng nên mình học đc khoảng 2 tuần là tiến bộ trông thấy luôn
-
Long
b ơi, trọn bộ đầy đủ gồm những gì?
-
Phi
Tài khoản học online qua app, quà tặng đủ cả!
-
Trịnh Vy
Mình mua cho em mình học, quá trình kèm cặp nó mình thấy cái này rất chi tiết từng bước để học.
Trước đó mình có mua nhiều tài liệu TA to hơn, dày hơn nhưng lại bị giới hạn ở chỗ, không có chỉ tiết lộ trình học như cuốn này. Nên làm được vài trang thì mình bỏ ngang luôn.Em mình cứ học theo app này này được gần 1 tháng rồi và phát âm tiến bộ rất nhiều, em mình cũng ham học tiếng Anh hơn trước.
Thực sự cách học này ổn áp lắm! -
Phương Kyu
app này rất phù hợp vs những bạn mất gốc giống như mình, vừa mới học đc 1 lesson mà mình cảm thấy cách nghe và phát âm của mình tốt hơn r mình còn bt thêm một số từ vựng và câu hỏi rất dễ học và đơn giản các bn nên mua về học đảm bảo học xong các bn sẽ thấy khác biệt. Cơ mà phải kiên trì chăm chỉ đấy
-
Chị Ba
mình thấy học khá ok, có vẻ hợp với mấy đứa lười ghi nhớ lười học thuộc lòng như mình, thiết kế cũng khá tiện ích nữa
Ngọc Hân
Nói chính xác thì app dành cho các bạn có kiến thức sơ sài ít ỏi tiếng anh rồi. Không chỉ sách, app, còn được trải nghiệm rất nhiều tính năng chơi game thú vị. Noti nhắc nhở mỗi ngày, mình toàn học lộ trình online theo mail ấy. Nội dung hay, cách dùng câu theo kiểu hiện đại, nhiều câu nói theo lối giao tiếp của giới trẻ hiện đại, khá thú vị, mới mẻ. Format quyển kế hoạch rất tốt, tập cho mình thói quen lên kế hoạch bất cứ việc gì. Lộ trình học từng ngày rõ ràng, các bạn tạo thói quen theo lộ trình đi, lười thì mãi không bao giờ tiến bộ được đâu, dù phương pháp tốt cỡ nào.