Viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là kỹ năng không thể thiếu đối với sinh viên mới ra trường và người đi làm.
Để giúp bạn viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, Eng Breaking sẽ hướng dẫn chi tiết quá trình viết email bằng tiếng Anh từ các quy tắc khi viết, cấu trúc chung, một số từ viết tắt, các mẫu câu thông dụng và đưa ra các mẫu viết email điển hình nhất.
Tất cả sẽ có trong bài viết này, hãy xem ngay.
1. Một số quy tắc khi viết email bằng tiếng Anh
1.1. Subject – chủ đề email
Subject- chủ đề là phần quan trọng nhất trong email của bạn, xác định xem một người có thực sự mở nó hay không. Chủ đề email cho người nhận biết nội dung của email và lý do họ cần đọc nó. Vì vậy phần chủ đề của bạn nên rõ ràng, cụ thể và đi thẳng vào vấn đề.
1.2. Style – phong cách viết email bằng tiếng Anh
Không giống như nhiều ngôn ngữ khác yêu cầu các câu dài phức tạp trong ngữ cảnh viết trang trọng, tiếng Anh rất súc tích và ưu tiên các câu ngắn và cấu trúc viết email tiếng anh đơn giản. Bạn nên chia văn bản thành hai hoặc ba đoạn, điều này cho phép người đọc nhanh chóng nhìn thấy các điểm chính.
1.3. Courtesy formulas – Công thức lịch sự
Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn không chỉ sử dụng một ngôn ngữ khác mà còn bước vào một nền văn hóa khác với những thói quen khác. Người Anglo-Saxon nói chung rất chú ý đến các hình thức lịch sự và biết ơn, do đó đừng bao giờ quên thể hiện sự lịch sự và lòng biết ơn trong email của mình.
1.4. Check the email – Kiểm tra lại email trước khi gửi
Đừng bao giờ gửi email đi mà không đọc lại những gì bạn đã viết. Ngay cả trong ngôn ngữ của chính mình, bạn cũng có thể gặp các lỗi ngữ pháp hoặc đánh máy.
Vì vậy với tiếng Anh, bạn có thể mắc lỗi dễ dàng hơn nhiều. Kiểm tra kỹ những gì bạn đã viết giúp bạn chuyên nghiệp hơn và trên hết là tránh được sự bất cẩn.
1.5. Signature – chữ ký
Hãy chắc chắn rằng bạn đã kết thúc email với những thông tin quan trọng của mình bao gồm: họ và tên, công việc, thông tin tương đối về công ty ( tên, địa chỉ) và đường liên kết đến website của công ty bạn.
2. Cấu trúc chung khi viết email bằng tiếng Anh
2.1. Greeting: Mở đầu email
Làm thế nào để mở đầu email?
Đối với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cách khác nhau để bắt đầu một câu chuyện, nhưng bất kỳ email nào cũng luôn bắt đầu bằng lời chào. Tuỳ thuộc vào mức độ trang trọng và đối tượng mà bạn có thể lựa chọn những lời chào cho phù hợp.
Ví dụ đối với những mối quan hệ gần gũi bạn nên dùng tên của họ để làm lời chào như là: Hi Nga, Dear Anna,…
Hay đối với những email mang tính trang trọng bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam”, “Dear Mr/Ms…”. Lưu ý sau “Dear”chỉ được dùng họ, không dùng tên riêng.
Sau Ms, Mrs không được là họ của một người phụ nữ mà bạn chưa biết chắc rằng họ đã kết hôn hay chưa.
2.2. Body of the text: Nội dung email
2.2.1. Opening comment: Câu hỏi thăm mở đầu nội dung email
Phần câu hỏi thăm mở đầu nội dung nhằm mục đích thể hiện thiện chí của người viết, đồng thời tạo thiện cảm để gợi mở những thông tin ở phía sau.
Cũng giống phần mở đầu, tuỳ thuộc vào các đối tượng nhận email mà câu opening comment cũng sẽ khác nhau.
Ở phần này bạn có thể hỏi thăm sức khỏe hoặc bắt đầu bằng lời cảm ơn.
2.2.2. Introduction: Giới thiệu và nêu lí do viết email
Bạn nên đi thẳng vào lý do viết email, tránh lòng vòng ngay sau phần hỏi thăm. Người nhận có thể hiểu được bao quát nội dung mà email muốn gửi gắm tới trước khi đi vào chi tiết.
Nếu bạn là người phản hồi thư, bạn có thể áp dụng các cấu trúc sau đây:
Trong trường hợp bạn là người chủ động viết thư, các cấu trúc sau đây sẽ hữu hiệu cho bạn:
2.2.3. Main point: Nội dung chính
Đây là phần đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp đó là phần lý do viết thư. Để câu văn được trôi chảy, các bạn có thể sử dụng các cụm từ nối:
2.3. Conclusion: Kết thúc
2.3.1. Concluding sentence: Câu kết thúc
Phần kết thúc email này bạn nên đưa ra những câu với mục đích thúc đẩy sự hành động của người nhận, hoặc đơn giản là thể hiện thành chí của mình.
Eng Breaking có một số mẫu câu giúp các bạn tham khảo:
2.3.2. Signing off – Ký tên
Để kết thư một cách thân mật bạn có thể sử dụng các cụm từ như:
- Thanks again
- Best,
- Take care,
- Bye,
- Best wishes,
- Love
- Regards
Còn đối với trường hợp trang trọng, bạn có thể ký tên bằng những cụm từ như:
- Yours sincerely
- Yours truly
- Best regards,
- Warm regards,
- Respectfully
Xem thêm:
Bí quyết viết thư xin việc bằng tiếng Anh
3. Một số từ viết tắt hay sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh
Một số từ viết tắt hay sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh là:
4. 101 mẫu câu thông dụng cho viết email bằng tiếng Anh
4.1. Mẫu câu chào hỏi khi viết email bằng tiếng Anh
Một số câu chào hỏi thông dụng khi viết email bằng tiếng Anh hay bạn có thể tham khảo:
- I was very pleased to meet you at the 13th educational conference in Hanoi. (Tôi rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại hội nghị giáo dục lần thứ 13 tại Hà Nội)
- We appreciate your interest in our company. (Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn dành cho công ty chúng tôi.)
- I hope you are all doing well. (Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.)
- We are very grateful to receive your contribution in the last project. (Chúng tôi rất cảm kích trước những đóng góp của bạn trong dự án vừa qua.)
- Thanks for your feedback.(Cảm ơn những phản hồi của bạn)
- We truly appreciate your business, and we’re so grateful for the trust you’ve placed in our company. (Chúng tôi thực sự đánh giá cao doanh nghiệp của bạn và rất biết ơn vì sự tin tưởng mà bạn đặt vào công ty chúng tôi.)
4.2. Mẫu câu đưa ra lời yêu cầu
Mẫu câu đưa ra lời yêu cầu là một trong những nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh vì vậy cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Sáu mẫu câu thông dụng gồm:
- We would appreciate it if you would …( Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…)
- Could you please send me …(Bạn có thể gửi cho tôi…)
- In addition, I would like to receive …(Ngoài ra, tôi muốn nhận được….)
- Please let me know what action you propose to take. (Xin hãy cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn)
- It would be helpful if you could send us …( Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá)
- I would be grateful if you could … (Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…)
4.3. Mẫu câu đưa ra lời đề nghị, giúp đỡ
Để đưa ra lời đề nghị, bạn có thể tham khảo một số mẫu câu dưới đây của Eng Breaking:
- Would you like us to …? (Bạn có muốn chúng tôi…?)
- Our company would be pleased to…. (Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…)
- We are quite willing to … (Chúng tôi rất sẵn sàng…)
- We would be delighted to … (Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…)
Xem thêm:
4.4. Mẫu câu khi thông báo tin tốt
Một số mẫu câu thông báo tin tốt bằng tiếng Anh được sử dụng:
- We are pleased to announce that … (Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…)
- You will be pleased to learn that … (Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…)
- I think you will be happy to know that… (Tôi nghĩ bạn sẽ rất vui khi biết rằng….)
- I am delighted to inform you that .. (Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…)
4.5. Mẫu câu khi thông báo tin xấu
Ngược lại khi thông báo tin xấu có các cấu trúc được thường xuyên sử dụng như:
- We regret to inform you that … (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
- I am afraid it would not be…(Tôi e rằng không thể…)
- Unfortunately we cannot / we are unable to … (Rất tiếc chúng tôi không thể…)
- After careful consideration we have decided (not) to…(Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…)
4.6. Mẫu câu phàn nàn khi viết email bằng tiếng Anh
Một số mẫu câu phàn nàn khi viết email bằng tiếng Anh được sử dụng nhiều nhất là:
- I am writing to express my disappointment…(Tôi viết để bày tỏ sự thất vọng)
- I am writing to complain about … (Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….)
- Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. ( Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.)
- I want to make a complaint about…(Tôi muốn khiếu nại về….)
- We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.)
- I had bad experiences…(Tôi đã có những trải nghiệm tồi tệ khi…)
4.7. Mẫu câu thông báo về tệp đính kèm
Trong các email thương mại, bạn thường hay phải gửi đính kèm các tệp tài liệu liên quan. Vì vậy để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này bạn nên viết:
- Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.)
- I am sending you…as an attachment. (Tôi đã đính kèm…)
- Can you please sign and return the attached contract by next Friday? (Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau)
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.)
4.8. Mẫu câu kết thúc khi viết email bằng tiếng Anh
Để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các bạn có thể).
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
5. 5 bài mẫu viết email bằng tiếng Anh điển hình nhất
Eng Breaking xin giới thiệu các mẫu email bằng tiếng Anh sử dụng trong các tình huống cụ thể để bạn có thể tham khảo để vận dụng tốt hơn.
5.1. Mẫu viết email xin việc bằng tiếng Anh
“Dear Mr. Jack,
I’m interested after reading your job posting for the position of Video Content Creator. I believe my experience is well qualified for this position and I’m pleased to submit my CV and my portfolio.
My latest position was at MMO system, where I was in charge of producing teaching videos. I took part in writing scripts as well as working with the teachers. I have attached my portfolio down below.
Through it, I hope you can take a quick look at my videos and get to know more about my educational background, work experience, and other achievements.
Please let me know If I can provide any further information or explain more about my previous experiences. I look forward to hearing from you soon. Thank you so much for your consideration. Yours sincerely, Trix.”
Xem thêm: Bí quyết viết thư xin việc bằng tiếng Anh gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
5.2. Mẫu viết email phản hồi kết quả tuyển dụng bằng tiếng Anh
Dear Mr.Karin,
Thank you very much for meeting with us to talk about the open marketing position. It was a pleasure to get to know you. We have finished conducting our interview.
On behalf of Pasan Company, I am pleased to inform you that you are the best candidate for this position.
If you decide to accept this offer, please reply to this email before November 19th.
We are looking forward to your response.
Sincerely,
Pasan Company’s Room.
5.3. Mẫu viết email bằng tiếng Anh để phàn nàn
Dear Manager of Store Maruna,
I am writing to express my disappointment with your store’s service.
I ordered a t-shirt from your store last month. I received it 1 week later than the delivery time on the invoice. In addition, I chose a red shirt but received a black one. I am really disappointed with this order.
I hope you will return my shirt as soon as possible.
Sincerely,
Anna
5.4. Mẫu email thông báo bằng tiếng Anh
Dear Mr Smith,
Thank you for the invitation to the review meeting on the 17 December. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting.
If you need to contact me, please do not hesitate to do so on my mobile, 6932371899.
I apologise for any inconvenience this may cause.
Yours sincerely,
Nancy
5.5. Mẫu viết email tiếng Anh mời tham dự cuộc họp, hội thảo
Hi Minh,
We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.
The meeting will take place next Friday at 3pm in meeting room 2 in the FPT Building in Hanoi.
If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.
Let me know as soon as possible if you can attend.
Regards,
Tuan
IT Project Manager
Trên đây là các mẫu viết email bằng tiếng Anh thông dụng và phù hợp nhất giúp bạn biết cách viết email bằng tiếng anh cho đối tác, khách hàng.
Để có thể viết email tiếng Anh tốt hơn, bạn nên trau dồi và học thêm vốn từ vựng mỗi ngày cùng các khoá học của Eng Breaking.
Hy vọng, bài viết sẽ giúp ích cho bạn đọc có thể soạn cho mình những bức thư theo từng dạng chủ đề một cách dễ dàng nhất.
-
-
Hương Lý
Cách học rất tuyệt, có cả hình ảnh và bản dịch giúp thêm hứng thú học hơn. GOGA giúp mik cải thiện tiếng Anh nhiều hơn trong môn nói. Mình muốn gởi lời cảm ơn đến GOGA. Mình chỉ còn mấy lesson nữa thôi là hoàn thành rồi
-
Trang Mie
Học có dễ không ạ, m hay nản lắm
-
Phương Anh
Dễ học b ạ, có chỉ dẫn từng ngày, từng bước rồi, nội dung cũng theo chủ đề hằng ngày nữa, m cũng học đc tháng rưỡi rồi, giờ giao tiếp sương sương rồi, ít ra không bị sợ nói TA nữa
-
Linh Đàm
Lộ trình chi tiết phết và mình thấy phg pháp dạy hay lắm, học khá thích thú không bị nhàm nhàm như mấy bài giảng trên lớp đâu, lại còn dễ học nữa.
Mình bắt đầu thấy khoái khoái học kiểu này rồi đấy -
Hương Trần
Nội dung học rất hay và thực tế. qtrọng là có đầy đủ hướng dẫn chi tiết rõ ràng nên mình học đc khoảng 2 tuần là tiến bộ trông thấy luôn
-
Long
b ơi, trọn bộ đầy đủ gồm những gì?
-
Phi
Tài khoản học online qua app, quà tặng đủ cả!
-
Trịnh Vy
Mình mua cho em mình học, quá trình kèm cặp nó mình thấy cái này rất chi tiết từng bước để học.
Trước đó mình có mua nhiều tài liệu TA to hơn, dày hơn nhưng lại bị giới hạn ở chỗ, không có chỉ tiết lộ trình học như cuốn này. Nên làm được vài trang thì mình bỏ ngang luôn.Em mình cứ học theo app này này được gần 1 tháng rồi và phát âm tiến bộ rất nhiều, em mình cũng ham học tiếng Anh hơn trước.
Thực sự cách học này ổn áp lắm! -
Phương Kyu
app này rất phù hợp vs những bạn mất gốc giống như mình, vừa mới học đc 1 lesson mà mình cảm thấy cách nghe và phát âm của mình tốt hơn r mình còn bt thêm một số từ vựng và câu hỏi rất dễ học và đơn giản các bn nên mua về học đảm bảo học xong các bn sẽ thấy khác biệt. Cơ mà phải kiên trì chăm chỉ đấy
-
Chị Ba
mình thấy học khá ok, có vẻ hợp với mấy đứa lười ghi nhớ lười học thuộc lòng như mình, thiết kế cũng khá tiện ích nữa
Ngọc Hân
Nói chính xác thì app dành cho các bạn có kiến thức sơ sài ít ỏi tiếng anh rồi. Không chỉ sách, app, còn được trải nghiệm rất nhiều tính năng chơi game thú vị. Noti nhắc nhở mỗi ngày, mình toàn học lộ trình online theo mail ấy. Nội dung hay, cách dùng câu theo kiểu hiện đại, nhiều câu nói theo lối giao tiếp của giới trẻ hiện đại, khá thú vị, mới mẻ. Format quyển kế hoạch rất tốt, tập cho mình thói quen lên kế hoạch bất cứ việc gì. Lộ trình học từng ngày rõ ràng, các bạn tạo thói quen theo lộ trình đi, lười thì mãi không bao giờ tiến bộ được đâu, dù phương pháp tốt cỡ nào.